A contratação de BPO financeiro exige mais do que escolher quem vai executar tarefas. É necessário definir como as informações circulam e quais decisões continuam com a empresa. Uma proposta clara torna a comparação entre prestadores mais objetiva.

Descreva o problema que deseja resolver

A empresa precisa organizar contas a pagar e receber, qualificar a conciliação ou obter uma posição financeira mais confiável? Liste os gargalos e os controles existentes. Um diagnóstico inicial ajuda a separar a implantação da rotina que será mantida depois.

Diferencie preparação, aprovação e execução

Essas etapas podem ter responsáveis distintos. Preparar uma relação de pagamentos não significa estar autorizado a realizá-los. A proposta deve indicar as alçadas, a forma de aprovação e como serão tratadas exceções. O desenho de acessos precisa acompanhar essas responsabilidades.

Combine as entradas necessárias

Sem documentos e informações de origem, a rotina perde consistência. Identifique quem envia contratos, comprovantes, documentos de cobrança e informações sobre recebimentos. Estabeleça formatos e procedimentos de conferência, em vez de depender apenas de mensagens dispersas.

Avalie a relação com os sistemas

Verifique onde os dados serão registrados, como a empresa terá acesso e quais integrações são viáveis. Nem todo sistema permite o mesmo nível de automação. Também é importante definir a exportação das informações se o atendimento for encerrado.

Integre financeiro e contabilidade

O financeiro e a contabilidade têm funções complementares. A passagem de informações entre essas áreas precisa ser organizada para evitar duplicidade de trabalho e divergências. Combine relatórios, documentos de suporte e interlocutores.

Compare propostas pelo escopo

Volumes, complexidade, responsabilidades e nível de acompanhamento afetam o trabalho. Ao comparar honorários, confira se as entregas são equivalentes e se a implantação está incluída. Defina como mudanças no volume ou na operação serão tratadas.

Na Hexa, o desenho do BPO parte da operação da empresa. O contrato deve delimitar atividades, acessos e aprovações antes da execução da rotina.